인터넷에서는 엑셀에서 이 6가지 일을 하라고 계속 말하지만—하지 마세요

엑셀 튜토리얼은 어디에나 있지만, 많은 '전문가 팁'은 사실 위장된 나쁜 습관입니다. 망가진 수식에서 지저분한 데이터 서식까지, 여러분의 워크북을 몰래 망치고 있는 인기 있는 팁과 대신 해야 할 행동은 다음과 같습니다.

헤더를 보기 좋게 만들기 위해 셀 병합을 하지 마세요

데이터를 기능적으로 유지하려면 선택 영역 전체에 가운데 맞춤을 사용하세요

거의 모든 '미적' Excel 튜토리얼에서 볼 수 있습니다: 누군가 보고서 상단의 셀 범위를 선택하고 병합 및 가운데 맞춤 버튼을 누릅니다. 보기에는 좋아 보일 수 있지만, 셀 병합은 데이터셋에서 가장 방해가 되는 서식 선택 중 하나입니다. 이렇게 하는 순간 그리드 구조가 깨져서, 열을 정렬하거나 깔끔한 수식을 작성하며, 피벗 테이블이나 Power Query와 같은 도구를 정리 없이 신뢰성 있게 사용하는 것이 더 어려워집니다.

대신, 셀 병합 대신 선택 영역 가운데 맞춤(Ctrl+1 > 정렬 > 가로 > 선택 영역 가운데 맞춤)을 사용하세요. 겉보기에는 셀 병합과 동일하게 보이지만, 각 셀은 독립적으로 유지됩니다. 이 기능을 자주 사용한다면, 시간을 절약하기 위해 빠른 실행 도구 모음에 추가할 수도 있습니다.

괜찮을 때: 셀 병합은 실제 데이터 분석에 사용되지 않을 일회성 프레젠테이션 표지나 인쇄 가능한 양식에는 괜찮습니다.

구식 VLOOKUP 함수를 더 현대적인 무언가로 바꾸세요

더 안정적인 스프레드시트를 위해 XLOOKUP으로 전환하세요

수십 년 동안 VLOOKUP은 표준이었지만, 취약할 수 있습니다. VLOOKUP은 정적인 열 인덱스 번호에 의존하기 때문에 열을 삽입하거나 삭제하면 수식이 깨질 수 있습니다. 또한 왼쪽에서 오른쪽으로만 검색하므로 복잡한 데이터 세트에서는 큰 제한이 됩니다.

그래서 XLOOKUP으로 전환해야 합니다. 이는 열 인덱스를 필요로 하지 않고, 어느 방향으로든 검색할 수 있으며, 여러 조건을 처리하거나 양방향 조회를 수행하도록 조정할 수 있습니다. 데이터 관계를 관리하는 보다 견고하고 읽기 쉬운 방법입니다.

사용해도 되는 경우: 최신 함수들을 지원하지 않는 Excel 2019 이하 버전을 사용하는 사람들과 파일을 공유할 때 VLOOKUP을 사용하세요.

셀을 수동으로 색깔로 구분하는 것을 그만두세요

내장 도구로 시각 자료를 자동화하세요

인터넷에서는 색상 구분을 위해 페인트 버킷 도구를 사랑하지만, 수동 색칠은 정적이며 프로젝트 상태가 변경되거나 전체 워크북의 색상 테마를 변경해야 하는 경우 유지 관리가 어렵습니다. 그 외에도, 수동으로 색칠하면 데이터가 변경됨에 따라 시간이 지남에 따라 오해의 소지가 있는 스프레드시트가 될 가능성이 더 높습니다.

더 나은 방법은 셀 스타일과 조건부 서식을 혼합하는 것입니다. 정적 헤더와 입력 셀에는 홈 탭의 셀 스타일 갤러리를 사용하여 누구나 정확히 어디에 입력할 수 있고 무엇을 건드리지 말아야 하는지 알 수 있도록 하세요. 이후에 통합 문서 테마를 변경하면 이러한 스타일은 자동으로 업데이트됩니다. 논리에 따라 변경되는 데이터에는 홈 탭의 조건부 서식을 사용하여 셀이 값에 따라 자동으로 다른 색으로 바뀌도록 하세요. 이는 시각적 신호가 항상 실제 데이터와 정확히 일치하도록 보장합니다.

괜찮을 때: 매뉴얼 색칠은 빠른 해결을 위한 임시 조치, 데이터의 공식 기록이나 영구 구조의 일부가 아닌 개인적인 메모, 혹은 웹사이트나 앱처럼 보이도록 신중하게 만든 홈페이지 워크시트나 대시보드에 적합합니다.

인터페이스를 정리하기 위해 행과 열을 숨기지 마세요

작업 공간을 전환할 수 있도록 그룹화 도구를 사용하세요

열을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '숨기기'를 선택하는 것은 복잡한 시트를 간단히 정리하는 빠른 해결책처럼 보일 수 있지만, 특히 공동 작업 통합 문서에서는 레이아웃을 관리하는 가장 신뢰할 수 있는 방법은 아닙니다. 열 제목은 일반적으로 무언가가 숨겨져 있다는 미묘한 힌트를 제공하지만, 이러한 시각적 표시를 쉽게 놓칠 수 있어 숨겨진 데이터를 간과하기 쉬워집니다.

열을 숨기지 말고 그룹화(데이터 > 개요 > 그룹)하는 것이 좋습니다. 그룹화는 데이터를 확장하거나 축소할 수 있는 명확한 토글이 있어 사용자 친화적인 경우가 많습니다. 숨기기와 달리, 그룹화는 다단계 하위 그룹을 생성할 수 있어 표시되는 내용을 세밀하게 제어할 수 있습니다.

결과를 보기 위해 데이터를 대량으로 숨기고 있다는 것을 알게 된다면, 세 개 탭 규칙을 사용하고 스프레드시트를 개발자처럼 구성하는 것이 더 나을 수 있습니다. 종종 숨겨야 한다고 느끼는 데이터는 사실 별도의 백그라운드 시트에 속하는 경우가 많습니다.

괜찮을 때: 뷰어가 실제 그리드와 상호작용하지 않는 PDF 내보내기를 위한 최종 정적 보고서를 준비할 때 숨기는 것은 괜찮습니다.

아무도 읽을 수 없는 거대한 메가 수식 만들기를 그만두세요

도움말 열, LET 및 Power Query를 사용하여 복잡한 논리를 단순화하세요

메가 수식—10줄이나 되는 중첩된 괴물 같은 수식—은 디버깅하기가 악몽과 같다. 결과가 잘못되면, 범인을 찾기 위해 괄호 층을 하나씩 분석해야 한다. 그것들은 아무도 따라갈 수 없는 하나의 거대한 장황한 문장으로 소설을 쓰는 것과 같은 스프레드시트 버전이라고 할 수 있다.

첫 번째 대안은 보조 열을 사용하는 것입니다. 일부 사람들은 이것을 초보자용으로 보지만, 사실은 그 반대입니다. 보조 열은 논리를 추적 가능하게 하고 수정하기 쉽게 만들며, 또한 그렇지 않으면 보이지 않는 수학 작업을 사용할 수 있는 수치로 바꿔서 다른 도구(PivotTable 등)에 입력하여 활용할 수 있게 합니다.

그러나 논리를 단일 셀에 반드시 유지해야 한다면, LET 함수를 사용하세요. 이 함수는 수식 내 계산에 이름을 지정할 수 있게 해주어 복잡한 논리를 더 읽기 쉽고 효율적으로 만듭니다.

아마도 가장 강력한 대체 접근 방식은 Power Query를 사용하여 조건부 열을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 논리를 전용 인터페이스로 옮길 수 있어 메인 시트를 깔끔하게 유지하고 수식을 짧게 유지할 수 있습니다.

괜찮을 때: 대부분의 경우, 엑셀에서 거대한 메가 수식에 의존할 이유는 거의 없습니다. 그렇다고 해서 긴 수식과 중첩 수식을 구분하는 것이 중요합니다. 많은 최신 함수는 올바르게 작동하기 위해 여러 인수가 필요하며, 이는 자연스럽게 수식을 길게 만드는데—그것은 괜찮습니다. 문제는 여러 논리 테스트를 중첩하기 시작할 때 발생합니다.

입력 값을 수식에 직접 하드코딩하지 마세요

명명된 범위와 전용 변수 테이블을 사용하세요

값을 =[@Sales]*0.07과 같이 수식에 직접 입력하는 것은 오래된 데이터가 발생하는 흔한 원인입니다. 만약 세율이 8%로 변경되면, 모든 수식을 일일이 찾아서 수동으로 업데이트해야 합니다. 하나라도 놓치면 전체 워크북이 잘못될 수 있습니다.

값을 하드코딩하는 대신, 워크북의 전용 장소에 변수를 두고 이러한 셀에 이름을 지정하세요(수식 > 이름 관리자 또는 왼쪽 상단의 이름 상자를 통해). 이렇게 하면 수식이 =[@Sales]*TaxRate처럼 보이게 되어 이해하기 쉽고, 단일 입력 셀을 변경할 때 워크북이 자동으로 업데이트되도록 보장할 수 있습니다.

더 나아가, 선택에서 생성 도구를 사용하여 한 번에 여러 변수를 이름 지으면 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다.

언제 괜찮은가: 하드코딩은 하루 24시간, 1달러에 100센트, 원의 360°처럼 절대 변하지 않을 범용 상수에 대해서는 안전합니다.

화려한 스프레드시트 트릭에 쉽게 속을 수 있지만, 나중에 자신은 단순하고 논리적으로 작업한 것을 고마워할 것입니다. 이러한 문제의 대부분은 탄탄한 기초부터 시작하면 피할 수 있습니다. 데이터를 올바르게 구조화하는 것—예를 들어 필드를 열에, 레코드를 행에 사용하는 것—은 엑셀과 함께 일하는 것이지, 엑셀과 싸우는 것이 아님을 보장합니다.