회의 때 엑셀 행과 열을 수동으로 숨기지 마세요: 대신 이 숨겨진 도구를 사용하세요

저는 회의 중에 화면을 공유하는 것이 항상 두려웠습니다. 제 엑셀 스프레드시트가 날것 데이터로 엉망이었기 때문입니다. 열을 숨기고 확대하는 데 시간을 허비하고 나중에 다시 원래대로 되돌려야 하곤 했습니다. 그러다 커스텀 뷰를 발견했는데, 단 두 번의 클릭으로 레이아웃을 전환할 수 있는 '상태 저장' 기능입니다.

문제: 재포맷 루프

상황을 상상해보세요: 미팅까지 2분 남았는데, 발표하려는 엑셀 워크시트에는 관련 없는 데이터가 가득한 수십 개의 열과 엉망인 필터, 그리고 70%로 설정된 줌 레벨이 있습니다.

화면 공유에 적합하게 만들기 위해, 제가 재포맷 루프라고 부르는 과정을 수행해야 합니다. 여기에는 열을 숨기거나 그룹화하고, 기존 필터를 지우고 적절한 필터를 적용하며, 사람들이 숫자를 제대로 볼 수 있도록 확대 비율을 140%로 올리는 것이 포함됩니다.

그럼 회의가 끝난 후에는 모든 항목을 다시 표시하거나 그룹 해제하고, 특정 열을 다시 필터링하거나 정렬하고, 줌 설정을 초기화해야 합니다. 하루에 여러 번 이렇게 한다면 엑셀 관리에 시간을 낭비하게 되고, 기본 설정을 잊어버리기 쉽습니다.

해결책: 맞춤 보기

다행히도, 엑셀에는 이 과정을 훨씬 쉽게 만들어주는 도구가 있습니다: 사용자 지정 보기. 사용자 지정 보기는 여섯 가지 중요한 요소를 저장합니다:

• 열 및 행 표시 여부: 어떤 열과 행이 숨겨져 있고, 어떤 열과 행이 보이는지.
• 필터 및 정렬 설정: 활성 필터와 특정 열 정렬.
• 확대 비율: 70%의 조감도 줌이든, 발표용 140% 줌이든 상관 없습니다.
• 셀 선택: 뷰를 설정할 때 선택했던 특정 셀 또는 범위.
• 창 설정: 스크롤 바의 정확한 위치와 고정된 창.
• 인쇄 설정: 페이지 방향, 여백 및 특정 인쇄 영역.

이 보기들은 통합 문서 자체에 저장되므로 한 번만 설정하면 됩니다.

필수 첫 단계: 표준 뷰 만들기

사람들이 Excel에서 사용자 지정 보기를 처음 발견했을 때 가장 많이 저지르는 실수는 회의 보기를 먼저 만드는 것입니다. 그렇게 하면 변경 사항을 빠르게 되돌릴 방법이 없습니다. 그래서 먼저 기본 값으로 작동하는 표준 보기를 만들어야 합니다.

이것을 작업 레이아웃이라고 생각하세요—모든 것이 보이고, 타이핑하기에 줌이 편하며, 필터가 데이터를 가리지 않습니다. 그런 다음 셀 A1(또는 보통 작업을 시작하는 위치)을 선택하고, 보기 탭에서 '사용자 지정 보기'를 클릭하세요.

대화 상자에서 '추가'를 클릭합니다.

기본 보기에 적절한 이름을 지정하세요. 예를 들어 표준 보기처럼 설정하고, 두 개의 확인란이 모두 선택되어 있는지 확인한 다음 "확인"을 클릭하세요.

다음 단계: 회의 보기 만들기

이제 안전망 역할을 하는 Excel 워크시트 보기가 준비되었으니, 화면을 공유할 때 실제로 사용할 보기를 만들 시간입니다.

여기서는 불필요한 요소를 제거하고 청중이 봐야 할 내용에 집중합니다. 민감한 데이터를 숨기고, 관련 정보를 표시하도록 열을 필터링하고 정렬하며, 공유 화면에서 최적의 시청을 위해 줌을 조정하고, 토론을 시작하고자 하는 셀로 스크롤하여 선택합니다.

그런 다음, 표준 보기를 만들 때와 같은 단계를 따르세요:

1. 보기 > 사용자 지정 보기 > 추가 를 클릭합니다.
2. 이번에는 회의 보기라고 이름 지으세요.
3. "확인"을 클릭하세요.

이제 워크북에 두 개의 서로 다른 상태가 생겼으며, 필요하다면 이 과정을 반복하여 더 만들 수 있습니다.

뷰 간 전환 (빠른 방법)

이제 Excel 스프레드시트 보기 설정이 완료되었으므로 즉시 전환할 수 있습니다. 네, 보기 탭에서 '사용자 지정 보기'를 클릭하고 원하는 보기를 더블 클릭할 수도 있지만, 이 방법은 다소 번거롭게 느껴질 수 있습니다. 대신, 빠른 실행 도구 모음(QAT)에 버튼을 추가하여 이 과정을 원활하게 만들 수 있습니다.

먼저, QAT(빠른 실행 도구 모음) 오른쪽 끝에 있는 아래쪽 화살표를 클릭한 다음, '추가 명령'을 선택합니다.

다음으로, '명령 선택' 메뉴에서 '리본에 없는 명령'을 선택합니다. 그런 다음 아래로 스크롤하여 '사용자 지정 보기'를 선택하고 '추가'를 클릭합니다.

마지막으로, '확인'을 클릭하세요.

이제 화면 상단에 간단한 드롭다운 메뉴가 있습니다. 한 번 클릭하면 목록이 열리고, 뷰 이름을 한 번 더 클릭하면 전체 스프레드시트가 즉시 변환됩니다.

사용자 정의 보기 버튼이 회색으로 표시되는 이유는 무엇인가요?

위의 모든 단계를 Excel 통합 문서에서 따라했는데도 '사용자 지정 보기' 버튼이 비활성화(회색)되어 있다면, 아마도 Excel의 가장 짜증나는 제한 사항 중 하나에 걸린 것입니다. 통합 문서 어디에든 서식이 지정된 엑셀 테이블이 있으면 사용자 지정 보기는 작동하지 않습니다.

이 문제를 해결하는 두 가지 방법이 있습니다.

수정 1: 현대적인 대안 (슬라이서를 사용하세요)

엑셀 표의 기능을 잃고 싶지 않다면, 사용자 지정 보기를 사용하지 마세요. 대신, 데이터를 즉시 필터링할 수 있는 시각적 버튼인 슬라이서를 사용하면 회의 보기 경험의 일부 효과를 얻을 수 있습니다.

테이블 안의 아무 셀이나 선택한 후, '테이블 디자인' 탭에서 '슬라이서 삽입'을 클릭합니다. 그런 다음 보통 필터링하는 열의 체크박스를 선택하고 '확인'을 클릭합니다.

회의가 시작되기 바로 전에, 슬라이서 버튼을 클릭하여 화면을 정리하세요.

슬라이서는 열을 숨기거나 확대/축소 수준을 변경할 수는 없지만, 발표 중에도 정리를 유지하면서 테이블 기능을 활용하는 가장 좋은 방법입니다.

수정 2: 핵 옵션(범위로 변환)

사용자 지정 보기가 꼭 필요하다면, 테이블을 다시 일반 범위로 변환해야 합니다. 하지만 새 행에 대한 자동 서식, 수식의 구조적 참조, 동적 데이터 확장 등 Excel 테이블이 제공하는 많은 이점을 잃게 됩니다.

테이블 안의 아무 셀이나 선택한 다음, '테이블 디자인' 탭에서 '범위로 변환'을 클릭하세요.

그런 다음 Excel에서 변환 확인을 요청하면 '예'를 클릭하세요. 변환이 완료되면 데이터는 동일하게 보이지만, 사용자 지정 보기 버튼은 즉시 다시 클릭할 수 있게 됩니다.

작업 책을 다른 사람에게 공유 링크를 통해 보내거나 이메일에 첨부하여 보낼 계획이라면, 사용자 지정 보기(custom views)가 파일과 함께 전달되어 상대방이 사용할 수 있으므로 먼저 적절한 보기를 선택했는지 확인하세요. 또한, 데이터 속에서 사용자 지정 보기들이 사라지지 않도록 탭 이름을 정리하고 목차를 추가하여 스프레드시트를 더 쉽게 탐색할 수 있도록 만드세요.