이 Gmail 트릭으로 오래된 이메일을 잃지 않고 15GB의 저장 공간을 확보했습니다

내 15년 된 Gmail 계정이 항상 저장 공간 부족 경고를 표시하고, 구글이 유료 저장소를 구매하라고 재촉하는 것은 놀라운 일이 아니다. 하지만 이미 1TB 저장 공간을 제공하는 Microsoft 365 개인 요금제를 사용하고 있는데 클라우드 저장소에 돈을 쓰는 것은 정당화하기 어렵다. 그리고 받은편지함을 더 잘 관리하기 위해 다양한 Gmail 애드온을 시도했음에도 불구하고, 저장 공간 문제는 여전히 남아 있다.

더 많은 저장 공간을 구매하는 대신, 이메일 하나도 삭제하지 않고 15GB를 확보하는 방법을 찾았습니다. 필요한 것은 새 Gmail 계정과 POP 전달 설정뿐이었고, 이를 통해 모든 오래된 이메일을 별도의 아카이브로 옮길 수 있었습니다. 이렇게 해서 오래된 이메일을 유지하면서 앞으로 10년치 분량의 공간도 마련할 수 있었습니다.

설정이 작동하는 방식

이것이 오래된 이메일을 처리하는 가장 좋은 방법입니다

오래된 이메일을 수동으로 삭제할 선택권은 항상 있습니다. Gmail에는 받은편지함을 정리하는 데 도움이 되는 몇 가지 내장 도구가 있으며, 더 이상 읽지 않는 뉴스레터를 빠르게 구독 취소할 수 있는 구독 관리 기능도 사용할 수 있습니다. 하지만 처음부터 받은편지함을 체계적으로 관리하지 않았다면, 수천 개의 뉴스레터, 영수증, 홍보 메시지 속에서 몇 백 개의 중요한 이메일을 찾는 것은 매우 번거로운 일입니다. 모든 것을 정리하는 데 시간을 들이더라도, 정리 과정에서 중요해 보이지 않는 유용한 이메일을 실수로 삭제할 수 있습니다.

구글은 Google One을 통해 저장 공간 업그레이드를 제공하며, 100GB는 한 달에 1.99달러부터 시작합니다. 그러나 이메일 저장 공간만을 위해 돈을 내는 것은 Drive 파일과 사진에 대한 공간도 필요하지 않는 한 의미가 없습니다. 만약 그렇다면, 아마 이미 구독을 하고 있을 것입니다.

이전 이메일을 보조 계정으로 옮기면 두 가지 문제를 모두 해결할 수 있습니다. 기본 계정의 저장 공간을 확보하면서 나중에 필요할 경우를 대비해 모든 내용을 보존할 수 있습니다.

이 설정은 한 이메일 계정이 다른 계정의 메시지를 가져올 수 있도록 POP 프로토콜을 사용합니다. 먼저 이전 계정에서 POP를 활성화하고, 새 아카이브 계정을 만든 후 모든 메시지를 가져오도록 설정합니다. 새 계정은 반복적으로 연결하여 모든 메시지를 복사하고, 선택적으로 가져온 후 원래 받은 편지함에서 메시지를 삭제할 수도 있습니다. Gmail이 이를 자동으로 처리합니다.

이메일 전송 준비 중

백업과 자격 증명을 준비하세요

변경을 하기 전에 Google Takeout을 사용하여 이메일 백업을 만드세요. Google Takeout으로 이동하여 Gmail을 선택하고 아카이브를 컴퓨터나 외장 드라이브에 다운로드하세요. 이렇게 하면 전송 중 문제가 발생할 경우 대비할 수 있습니다.

기존 Gmail 계정에 대해 앱 전용 비밀번호도 생성해야 합니다. Google의 보안 설정 때문에 일반 비밀번호로는 POP 접근이 차단되는 경우가 많습니다. Google 앱 비밀번호로 이동하여 이메일 전송과 같은 이름으로 일회성 앱 비밀번호를 생성하고 16자리 코드를 복사하세요. 다음 단계에서 사용할 수 있도록 이 코드를 잘 보관하세요. 오류가 발생하면 이메일 계정에 2단계 인증이 설정되어 있는지 확인한 후 다시 시도하세요.

이미 보조 Gmail 계정이 없다면 지금 하나 만드세요. 이 계정은 모든 오래된 이메일이 저장될 전용 아카이브 계정이 될 것입니다.

이메일을 전송하세요

Gmail이 힘든 일을 대신하게 하세요

먼저 이전 Gmail 계정에서 POP을 활성화하세요. 설정을 열고, 모든 설정 보기를 클릭한 다음, 전달 및 POP/IMAP 탭으로 이동하세요. 모든 메일에 대해 POP 사용을 활성화하고, POP으로 메시지에 액세스할 때 옵션에서 이전 받은편지함을 전송 후 비우고 싶다면 Gmail 사본 삭제를 선택하세요. 변경 사항을 저장합니다.

이제 새 보관 계정으로 전환하세요. 설정을 열고, 계정 및 가져오기로 이동한 다음 다른 계정에서 메일 확인 옆에 있는 이메일 계정 추가를 클릭하세요. 이전 Gmail 주소를 입력하고 다른 계정에서 이메일 가져오기(POP3)를 선택하세요.

다음 화면에서 이전에 만든 앱 비밀번호를 입력하고, 포트를 995로 설정한 후 항상 보안 연결(SSL) 사용을 선택하세요. 또한, 전달된 메일을 쉽게 식별할 수 있도록 수신 메시지에 라벨 지정을 활성화하고, 받은편지함을 건너뛰고 모든 메일로 바로 이동하도록 수신 메시지 보관도 활성화하세요. 계정 추가를 클릭하여 전송을 시작합니다. 구글은 확인 링크가 포함된 이메일을 보내므로, Gmail 계정을 열고 링크를 클릭하세요.

Gmail이 이제 이전 계정의 모든 메시지를 자동으로 가져오기 시작합니다. 대용량 받은편지함의 경우, 이 과정은 몇 시간에서 이틀까지 걸릴 수 있습니다. 제 계정은 약 50,000개의 메시지가 있었는데, 완전히 전송되기까지 약 하루 반 정도 걸렸습니다.

전송이 완료되면 이전 계정으로 돌아가 휴지통을 비워 저장 공간을 확보하세요. 그런 다음 보관 계정의 설정으로 돌아가 다른 계정에서 메일 확인 아래의 메일 가져오기 링크를 삭제하여 추가 자동 동기화를 중지하세요.

알아야 할 것

전송에는 몇 가지 제한이 있습니다

이 과정은 모든 것을 이동시키지 않습니다. 임시 보관함과 스팸 폴더는 POP 전송에 포함되지 않으므로, 임시 보관함에 중요한 작업 중인 이메일이 있다면 수동으로 전달하거나 복사해야 합니다. 스팸은 어차피 30일 후 자동으로 삭제되므로 걱정할 필요는 덜합니다.

대용량 받은편지함의 경우 전송에 시간이 걸릴 수 있습니다. 수만 통의 이메일은 완전히 이동하는 데 며칠이 걸릴 수 있습니다. 이후 휴지통을 비우는 것도 대규모 계정의 경우 한 시간이 걸릴 수 있습니다. 수년간 쌓인 이메일을 다루고 있다면 이 점을 고려하세요.

작업이 끝나면 만든 앱 비밀번호를 삭제하는 것을 잊지 마세요. 그대로 두면 불필요한 보안 위험이 됩니다. 아마 가장 중요한 것은, 최소한 2년에 한 번씩은 아카이브 계정에 로그인하는 것입니다. 구글은 2년 동안 활동이 없는 비활성 계정을 삭제하기 때문에 전체 이메일 기록이 삭제될 수 있습니다.

Gmail 저장 공간 문제에 대한 간단한 해결책

이 방법이 모든 사람에게 통하는 것은 아닙니다. 이전 이메일에 지속적으로 액세스해야 한다면 계정을 전환하는 것이 편리하지 않을 수 있습니다. 하지만 이전 이메일이 단순히 공간만 차지하고 있다면, 사용하지도 않는 저장 공간에 매달 구글에 비용을 지불하는 것보다 무료 아카이브 계정으로 옮기는 것이 더 합리적입니다.

몇 달 동안 제 아카이브를 운영해 왔지만 한 번도 들여다볼 필요가 없었어요. 하지만 필요할 때 오래된 영수증이나 대화를 확인할 수 있다는 사실만으로도 안심이 됩니다.